Moderne samarbejde kræver moderne governance: Fra kanalstyring til telefoni i Microsoft Teams

Microsoft Teams er i dag en af de mest anvendte platforme til samarbejde i virksomheder. Den integrerer chat, møder, opkald, dokumentdeling og samarbejde i ét samlet miljø, hvilket gør det muligt for teams at arbejde effektivt – uanset fysisk placering. Men netop fordi platformen er så omfattende, kan administrationen hurtigt blive kompleks og ressourcekrævende.

I takt med at flere virksomheder også vælger at anvende Microsoft Teams som telefoniløsning gennem Microsoft Teams Voice, vokser behovet for struktureret styring, governance og teknisk indsigt.

Denne artikel gennemgår de centrale udfordringer, virksomheder møder i administrationen af Teams – og kommer med praktiske bud på, hvordan man bedst overvinder dem.

Ustruktureret oprettelse af Teams og ukontrolleret vækst

Når alle medarbejdere har lov til at oprette nye Teams uden kontrol, opstår der ofte rod i strukturen. Der kan være:

  • Duplikerede Teams med samme formål

  • Inaktive Teams, som stadig optager plads og opmærksomhed

  • Manglende ejerskab, hvilket gør vedligehold og sikkerhed vanskelig

Dette problem kaldes ofte “Teams sprawl” og er en af de mest almindelige udfordringer i virksomheder, der har implementeret Teams uden klare retningslinjer.

Løsningen er at indføre governance-politikker og styret oprettelse. Det indebærer blandt andet:

  • Begrænsning på, hvem der må oprette Teams

  • Navngivningskonventioner og metadata ved oprettelse

  • Brug af skabeloner for bestemte afdelinger eller formål

  • Automatisk livscyklusstyring – fx sletning eller arkivering efter inaktivitet

Power Automate eller tredjepartsværktøjer kan bruges til automatisering af oprettelsesprocessen.

Svag rolle- og adgangsstyring

Et andet stort problem opstår, når rollefordelingen og adgangskontrol ikke er gennemtænkt. Det fører til situationer, hvor:

  • Gæster får adgang til følsomme informationer uden kontrol

  • Ingen ved, hvem der har ansvar for et givent Team

  • Rettigheder tildeles uden forståelse for konsekvenserne

Ved at anvende en klar rollemodel (ejer, medlem, gæst) og automatiserede adgangsreview-processer kan man opnå en meget bedre sikkerhed og struktur. Her er nogle konkrete tiltag:

  • Azure AD Access Reviews for løbende kontrol med gæsteadgang

  • Brug af Sensitivity Labels til at begrænse eksternt samarbejde

  • Automatisk fjernelse af gæsteadgange efter en bestemt periode

  • Overvågning af tilladelser og Teams-aktiviteter med Purview eller tredjepartsværktøjer

Mangel på overblik og dataindsigt

Teams giver ikke altid et intuitivt overblik over, hvad der foregår. Mange IT-afdelinger mangler præcise data om:

  • Hvor mange Teams der eksisterer – og hvilke der er aktive

  • Hvilke Teams har gæsteadgang

  • Hvor meget og hvordan platformen faktisk bruges

For at få det nødvendige overblik bør virksomheder bruge:

  • Teams Admin Center til standardrapporter og brugeranalyse

  • Microsoft 365 Usage Analytics til mere avancerede målinger

  • Power BI dashboards for skræddersyede visuelle rapporter

  • Eksterne governanceværktøjer som CoreView, Rencore eller ShareGate

Disse løsninger kan give både realtidsindsigt og historisk analyse – nødvendigt for god beslutningstagning.

Telefoni med Microsoft Teams Voice – administration og udfordringer

Mange organisationer har skiftet deres traditionelle telefonsystemer ud med Microsoft Teams Voice, hvor telefoni integreres direkte i Teams-platformen. Det giver store fordele i form af én samlet kommunikationsløsning, men stiller også krav til administrationen.

Typiske udfordringer ved Teams Voice inkluderer:

  • Håndtering af opkaldsplaner og direkte numre (DDI)

  • Opsætning af omstilling, velkomstbeskeder og kø-systemer

  • Licensforståelse: Teams Phone Standard, Calling Plans, Direct Routing

  • Integration med eksisterende PBX-systemer eller kontaktcentre

  • Mangel på specialviden om IP-telefoni og SIP-konfiguration

Løsninger og best practices:

  • Brug Operator Connect eller certificeret Direct Routing-partner for at sikre stabil drift

  • Planlæg standardiserede opsætninger for afdelinger med samme behov

  • Opret dokumentation for opkaldsflows, f.eks. hvordan opkald viderestilles uden for åbningstid

  • Uddan både IT og support i administrationen af Teams Voice – herunder portering, nødopkald, voicemail og ringeplaner

Teams Voice kan i mange tilfælde erstatte traditionelle telefonsystemer – men kræver mere end blot teknisk opsætning: det kræver governance, forståelse og løbende monitorering.

Ekstern deling og kontrol af datasikkerhed

Teams gør det nemt at dele indhold – men det er ikke uden risiko. Hvis ikke adgangen kontrolleres, kan følsomme dokumenter ende i de forkerte hænder.

Typiske fejl:

  • Gæster inviteres uden kontrol

  • Delte links med redigeringsadgang uden eksplicit tilladelse

  • Ingen rutiner for fjernelse af adgang efter afsluttede projekter

Sådan styrer du ekstern adgang:

  • Begræns hvilke Teams der tillader gæsteadgang

  • Anvend Conditional Access og Sensitivity Labels

  • Brug Access Reviews til løbende validering af gæster

  • Konfigurer alarmer, når gæsteadgang gives

Azure AD og Microsoft Purview tilbyder de nødvendige værktøjer – men kræver korrekt opsætning og løbende vedligeholdelse.

Lav brugerkompetence og manglende adoption

Selvom Teams er udbredt, udnytter mange brugere kun en brøkdel af funktionerne. Især i forbindelse med Teams Voice opstår der ofte forvirring, fordi mange er vant til klassisk telefoni.

Tegn på lav adoption:

  • Brugere kender ikke forskel på kanaler og Teams

  • Filer gemmes lokalt i stedet for i SharePoint

  • Forkert opsætning af opkaldsfunktioner og voicemail

  • Manglende forståelse for mute, skærmdeling og breakout rooms

Løsninger:

  • Udarbejd interne guides og træningsmaterialer – også målrettet telefoni

  • Brug Viva Learning eller LMS-platforme til løbende oplæring

  • Skab en kultur med digitale ambassadører, der hjælper kollegaer

  • Afhold korte læringssessioner, f.eks. “30 minutter med Teams Voice”

En veluddannet medarbejderstab er det bedste forsvar mod ineffektiv brug og sikkerhedsbrud.

Sikkerhed, compliance og juridisk ansvar

I visse brancher – fx sundhed, finans og offentlig sektor – er der specifikke krav til dokumentation, arkivering og dataadgang. Her er Microsoft Teams både en mulighed og en risiko.

Typiske krav:

  • Logging og revision af kommunikation

  • Bevaring af data (Retention Policies)

  • Mulighed for juridisk tilbageholdelse (Legal Hold)

  • eDiscovery ved forespørgsler eller retssager

Sådan sikrer du compliance:

  • Aktivér Microsoft Purview (tidligere Compliance Center)

  • Opsæt dataklassificering og automatiske sletteregler

  • Overvåg Teams Voice-trafik og opkaldslogfiler

  • Integrer Teams med virksomhedens overordnede DLP-strategi

Compliance er ikke kun et juridisk krav – det er også en tillidsfaktor over for kunder og samarbejdspartnere.

Opsamling – en moderne tilgang til Teams-administration

Effektiv administration af Microsoft Teams kræver et balanceret fokus på brugervenlighed, sikkerhed og teknisk styring. Når også telefoni via Teams Voice indgår i virksomhedens samarbejdsinfrastruktur, bliver det endnu vigtigere at se platformen som et forretningskritisk system.

Nøgler til succes:

  • Struktureret governance med klare politikker

  • Centraliseret rapportering og rollebaseret adgang

  • Udnyttelse af hele Teams-platformens potentiale – herunder telefoni

  • Løbende uddannelse og tværorganisatorisk samarbejde

Virksomheder, der investerer i governance og administration af Teams, skaber ikke kun en mere sikker platform – de skaber også en mere effektiv og engageret arbejdsstyrke.